【就業篇】初次在日本工作的外國人完全指南

剛開始在日本工作時，許多手續都會由公司代辦。因此很容易讓人覺得「交給公司就沒問題」，但實際上，公司會辦理的手續，和必須自己辦理的手續，是明確分開的。

如果不了解這個分界線，就可能發生以下情況：健康保險證寄來了，但住民登記卻沒有完成；辦理在留資格更新時，該準備的文件卻不齊全；換工作後忘記向入國管理局提出申報，導致下次更新時出問題。

本文將依照「內定後 → 出發前 → 抵達當天 → 14天以內 → 入職後」的時間順序，明確說明每個階段「該由誰做什麼」。

第0階段：內定後──應在合約書中確認的事項

在留資格與工作內容是否一致

這是所有事項的大前提。每種在留資格，都有各自可從事的工作範圍。

以「技術・人文知識・國際業務」入境，實際工作內容卻是單純作業的案例並不少見。這種情況不符合在留資格的要件，更新時將不被許可。

若合約書中的工作內容欄位寫得含糊不清（例如「業務全般」），請務必在入職前以書面確認具體內容。

合約書中務必確認的項目：

在簽署日文版合約書之前，請務必理解其內容。如果對日文有疑慮，要求提供翻譯版本是正當的要求。

在留資格認定證明書（COE）

由公司（或受委託的行政書士）向入國管理局申請。取得後，須持COE到母國的日本大使館・領事館申請簽證。

COE的有效期限為核發後3個月。必須在期限內入境。

第1階段：出發前的準備

初期費用

除非公司提供住宿，否則須準備以下費用：

請特別留意首次領薪日。日本許多企業採取「月底結算・次月25日發薪」的方式。若4月入職，5月下旬前都沒有收入的情況並不罕見。

應攜帶的文件：

• 畢業證明書・學位證書（用於證明在留資格的要件，有時需要正本）
• 證明工作經歷的文件
• 駕照（若考慮在日本換發，需攜帶母國駕照及其翻譯本）
• 數張證件照（縱4公分×橫3公分）

第2階段：抵達當天──在留卡

在新千歲、成田、羽田、中部、關西、廣島、福岡等機場，入境審查時會當場核發在留卡。其他機場則會在護照上蓋「後日交付」的印章，並在辦理轉入申報後郵寄給您。

收到後，請確認姓名拼音、出生年月日、在留資格、在留期限等資訊是否正確。

在留卡有義務隨身攜帶。將其留在家中外出，屬於違反法令的行為。

第3階段：抵達後14天以內──需自己辦理的手續

這是公司與個人分工的分界所在。

自己需辦理的事項

① 轉入申報（住民登記）

期限：入住後14天以內

攜帶在留卡與護照，前往居住地的市區町村公所辦理。手續完成後，在留卡背面會記載住址。

公司不會代辦此項手續，須自行前往。即使需要請假，也請在期限內完成。

② 領取My Number通知

提交轉入申報後，會收到個人編號通知書。由於入職手續會要求提交My Number，收到後請妥善保管，以便提供給公司。

2026年6月14日起開始實施「特定在留卡」，這是將在留卡與My Number卡功能整合成一張卡片的制度，是否申辦屬自由選擇。維持原本的兩張卡分開持有也沒有問題。最大的優點是：在入國管理局辦理在留資格更新時，My Number卡上的資訊也會同步更新。過去經常發生更新後忘記到市區町村更新資訊的情況。申請窗口為入國管理局或市區町村公所，無法線上申請。此外，雇主方面，過去是保管在留卡影本，若使用特定在留卡，則改為保管My Number卡的影本。請留意公司要求提交的文件類型已有所變動。

③ 開設銀行帳戶

作為薪資匯入帳戶所需。日本的銀行對於入境未滿6個月者，有將其視為「非居住者」的做法，可能因此被拒絕開戶。

選項：

所需攜帶物品：已記載住址的在留卡、護照、印章、日本電話號碼、在職證明書（若有）

辦理順序為：轉入申報 → 手機門號申辦 → 銀行開戶。若來不及趕上首次發薪，可能需要以現金支付等特殊處理方式因應，請盡早行動。

公司會辦理的事項

這些是自己不需親自操作，但應了解是否已被辦理的手續。

在保險證寄達前，就醫時需先自費支付全額，之後再申請退還差額。請務必保留收據。

第4階段：解讀薪資單

許多人在看到第一次的薪資單時，會感到「和想像中的金額不一樣」。請先了解各項目的內容。

扣除項目的總額，大致約為稅前金額的20〜25%。若年收入為400萬日圓，實領月薪約為25萬日圓左右。

來日第二年實領金額會減少

住民稅是根據前一年的所得，於次年課稅的制度。來日第一年由於前一年在日本沒有所得，因此住民稅為零；第二年6月起則開始被徵收。

這並不代表薪資變少，也不是公司出錯。這是制度上所有人都會遇到的情況。請在第一年時就先為第二年的負擔做好心理準備。

具體的扣除金額與年末調整的實務操作，將在稅務系列文章②「上班族篇」中詳細說明。

第5階段：租屋

若公司不提供宿舍，就需要自行簽訂租賃合約。

所需費用：

外國人容易遇到的障礙：

• 房東常要求連帶保證人。若在日本沒有親屬，可利用保證公司代為擔保
• 目前仍存在拒絕外國人入住的物件。尋找熟悉外國人租屋事務的房仲業者會較為順利
• 通常會被要求提交在職證明書或內定通知書

部分地方政府設有外國人住宅諮詢窗口，或提供免保證人的公營住宅制度。可向當地的國際交流協會諮詢。

第6階段：入職後等著您的手續

年度時程表

在留期間的更新

更新申請可從在留期限前3個月開始辦理。所需文件依在留資格不同而異，但一般會要求以下文件：

• 在留期間更新許可申請書
• 在職證明書
• 住民稅課稅證明書・納稅證明書
• 源泉徵收票

納稅紀錄是審查的重點之一。若住民稅有欠繳情形，將影響更新結果。

換工作時──容易被遺忘的申報

期限：換工作後14天以內

以「技術・人文知識・國際業務」等在留資格工作的人若換工作，依法必須向出入國在留管理廳提出「契約機關相關申報」。可透過線上、郵寄或臨櫃方式提交。

若忘記提出此申報，下次辦理在留期間更新時將被要求說明原因。離職與入職兩者都需分別申報。

就勞資格證明書（非強制但有用）

這是一項可事先請入國管理局確認新工作內容是否在目前在留資格範圍內的制度。

雖然申請與否屬自由選擇，但可避免在更新時才發現「這項工作其實不符合資格」的風險。若新工作的內容與過去有較大差異，建議考慮申請此證明。

接家人來日本時

持有「家族滯在」在留資格，可申請接配偶及子女來日。從COE申請到入境，通常需要2〜4個月的時間。

持「家族滯在」在留資格者，原則上不能直接工作。需取得資格外活動許可後，才能在每週28小時以內的範圍內工作。

給以「技能實習」身分來日者的提醒

技能實習制度即將廢止，自2027年4月1日起將施行「育成就勞制度」。

此制度的目的已由「國際貢獻」明確轉變為「人才培育與確保」，正式將受雇者的「勞動者」身分予以承認，是與過去最大的不同之處。過渡期約設有3年，兩種制度將在此期間並存。

抵達後檢查清單

抵達當天

• 確認在留卡上的記載內容

14天以內

• 轉入申報（市區町村公所）── 需自行前往辦理
• 辦理手機門號
• 開設銀行帳戶
• 妥善保管My Number通知書

入職時

• 向公司提交My Number、銀行帳戶、年金手冊等資訊
• 確認是否已收到健康保險證（在收到前的醫療收據請妥善保管）
• 保留雇用合約書的副本

持續注意事項

• 隨身攜帶在留卡
• 住址變更須在14天內申報
• 換工作、離職時須在14天內向入國管理局申報
• 不可拖欠住民稅（將影響更新審查）
• 在留期限前3個月開始準備更新手續

遇到困難時的諮詢窗口

• 外國人在留支援中心（FRESC）── 提供在留手續相關的各項諮詢
• 勞動基準監督署── 處理薪資未付、長時間工作、不當解雇等勞動問題
• 各都道府縣勞動局的外國人勞動者諮詢窗口── 提供多語言服務
• 各地方政府的國際交流協會── 提供生活、住房諮詢
• 出入國在留管理廳外國人在留綜合資訊中心── 提供多語言電話諮詢

如果遇到勞動條件與合約不符、被要求將護照交由公司保管、加班費未支付等問題，請不要獨自忍受。勞動基準法適用於所有勞動者，不分國籍。即使不會日語，也有多語言的諮詢窗口可以協助您。

延伸閱讀 【留學篇】初次來日留學生完全指南 【②上班族篇】從薪資中扣除的稅金與年末調整──扣除實務與年收入門檻 【④出境・回國篇】離開日本時的稅務手續──回國前必讀內容