【Dành cho du học sinh】Hướng dẫn đầy đủ cho du học sinh lần đầu đến Nhật Bản

Cuộc sống du học tại Nhật Bản đã bắt đầu từ trước cả lễ nhập học. Bởi vì ngay từ khoảnh khắc đặt chân xuống sân bay, hàng loạt thủ tục có thời hạn đã bắt đầu vận hành.

Đặc biệt, nếu bỏ lỡ các thủ tục cần hoàn tất trong vòng 14 ngày sau khi nhập cảnh, bạn sẽ không thể tham gia Bảo hiểm y tế, không thể mở tài khoản ngân hàng, không thể đi làm thêm — nền tảng cuộc sống sẽ lần lượt sụp đổ. Hơn nữa, phần lớn các thủ tục đều có thứ tự cố định, không thể bỏ qua bước nào.

Bài viết này được cấu trúc theo trục thời gian: Trước khi xuất phát → Ngày đến Nhật → Trong vòng 14 ngày → Trong vòng 1 tháng → Sau đó. Hãy tiến hành theo thứ tự từ trên xuống.

Giai đoạn 0: Trước khi xuất phát đến Nhật Bản

Việc cần làm

Ước tính chi phí ban đầu

Ngoài học phí, riêng việc ổn định cuộc sống sẽ tốn các khoản sau:

Nếu ở ký túc xá, bạn có thể giảm đáng kể chi phí nhà ở. Hãy dự trù ít nhất 3 tháng không có thu nhập cho đến khi việc làm thêm ổn định.

Những thứ nên mang theo Ảnh thẻ (cao 4cm × rộng 3cm) từ 10 tấm trở lên. Tại Nhật cũng có thể chụp được nhưng ngay sau khi đến sẽ cần dùng nhiều lần Con dấu (inkan). Nếu quốc gia bạn có thể làm được thì nên làm sẵn. Dù ngày càng nhiều nơi chấp nhận chữ ký thay thế, vẫn còn những nơi yêu cầu con dấu Thuốc thường dùng và bản giải thích bằng tiếng Anh về thành phần thuốc. Có thể không mua được thuốc giống hệt tại các hiệu thuốc ở Nhật Giấy phép lái xe của quê nhà (nếu có khả năng sẽ đổi sang bằng lái Nhật Bản) Giai đoạn 1: Ngày đến Nhật — Nhận Thẻ cư trú Các sân bay cấp Thẻ cư trú ngay tại chỗ

Tại các sân bay New Chitose, Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Hiroshima, Fukuoka, Thẻ cư trú sẽ được cấp ngay tại quầy kiểm tra nhập cảnh.

Nếu nhập cảnh qua sân bay khác, hộ chiếu sẽ được đóng dấu "Thẻ cư trú sẽ cấp sau", và sau khi nộp đơn chuyển đến (sẽ nói ở phần sau), thẻ sẽ được gửi qua bưu điện thông qua ủy ban thành phố/quận/huyện.

Những điều cần kiểm tra ngay sau khi nhận thẻ Cách viết họ tên (chính tả) Ngày tháng năm sinh Tư cách lưu trú (có ghi "Du học" không) Thời hạn lưu trú và ngày hết hạn Ô địa chỉ ở mặt sau còn để trống (sẽ được ghi sau)

Nếu có sai sót, hãy báo ngay tại chỗ. Việc sửa lại sau sẽ phiền phức hơn nhiều.

Nghĩa vụ luôn mang theo bên mình

Thẻ cư trú có nghĩa vụ phải luôn mang theo bên mình. Để ở nhà rồi ra ngoài là vi phạm pháp luật. Nếu cảnh sát yêu cầu xuất trình mà không có, bạn sẽ bị xử phạt.

Giai đoạn 2: Trong vòng 14 ngày sau khi đến — Đây là phần quan trọng nhất

Các thủ tục có thời hạn sẽ tập trung ở giai đoạn này. Ngay khi xác định nơi ở, hãy đến cơ quan hành chính trong ngày hôm đó hoặc ngày hôm sau.

① Đơn chuyển đến (đăng ký cư trú)

Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu sinh sống

Hãy đến văn phòng hành chính thành phố/quận/huyện nơi bạn ở để nộp đơn chuyển đến.

Giấy tờ cần mang theo

Thẻ cư trú Hộ chiếu Thẻ sinh viên hoặc giấy chấp nhận nhập học Con dấu (nếu có)

Sau khi hoàn tất thủ tục, địa chỉ sẽ được ghi vào mặt sau Thẻ cư trú. Từ đó Thẻ cư trú có thể dùng như giấy chứng nhận địa chỉ chính thức.

Nếu không nộp đơn chuyển đến, tất cả các thủ tục tiếp theo sẽ bị đình trệ. Hãy làm việc này với ưu tiên cao nhất.

② Tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân

Thời hạn: Cùng lúc với việc chuyển đến (thường hoàn tất ngay tại cùng tầng của văn phòng hành chính)

Du học sinh về nguyên tắc phải tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân. Khi tham gia, phần tự chi trả chi phí y tế sẽ là 30%.

Phí bảo hiểm được tính dựa trên thu nhập năm trước, nên năm đầu tiên đến Nhật sẽ là mức tối thiểu (khoảng 2.000-3.000 yên/tháng tùy địa phương) Tùy địa phương có thể có chế độ giảm miễn dành cho du học sinh. Hãy chắc chắn nói "tôi là học sinh" tại quầy và hỏi rõ về khả năng được giảm miễn Nếu chưa tham gia bảo hiểm mà đi khám bệnh, bạn sẽ phải tự chi trả toàn bộ. Chỉ vài ngày nằm viện có thể tốn đến hàng trăm nghìn yên ③ Bảo hiểm hưu trí quốc dân (đối với người từ 20 tuổi trở lên)

Thời hạn: Cùng lúc với việc chuyển đến

Nếu từ 20 tuổi trở lên, việc tham gia Bảo hiểm hưu trí quốc dân cũng là bắt buộc. Tuy nhiên có chế độ đặc biệt hoãn nộp phí dành cho học sinh, nếu đăng ký sẽ được hoãn đóng phí bảo hiểm trong thời gian đi học.

Đây không phải là "không cần đóng" mà là chế độ "có thể đóng sau" Nếu không đăng ký mà để mặc, sẽ bị coi là chưa đóng, ảnh hưởng đến việc nhận lương hưu và trợ cấp tàn tật trong tương lai Nhất định phải đăng ký tại quầy. Không tự động áp dụng ④ Thông báo My Number

Sau khi nộp đơn chuyển đến, giấy thông báo số cá nhân sẽ được gửi đến địa chỉ của bạn sau đó. Việc đăng ký thẻ My Number là tự nguyện, nhưng vì các lý do sau đây, chúng tôi khuyến khích bạn nên làm thẻ.

Từ ngày 14/6/2026, "Thẻ cư trú đặc định" đã được triển khai. Đây là thẻ tích hợp chức năng của Thẻ cư trú và thẻ My Number thành một. Việc lấy thẻ này là tự nguyện, vẫn có thể giữ 2 thẻ riêng như trước không có vấn đề gì. Ưu điểm là khi làm thủ tục lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh, thông tin của thẻ My Number cũng được cập nhật đồng thời. Trước đây có nhiều trường hợp quên cập nhật thông tin thẻ My Number tại ủy ban thành phố sau khi gia hạn tư cách lưu trú, nên việc này giúp tiết kiệm công sức. Nơi đăng ký là Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc ủy ban thành phố, không hỗ trợ đăng ký trực tuyến. Nếu làm mất thẻ, cả hai chức năng sẽ ngừng hoạt động cùng lúc, vì vậy hãy ghi lại nơi liên hệ khi bị mất thẻ.

Giai đoạn 3: Trong vòng 1 tháng — Chuẩn bị hạ tầng sinh hoạt Mở tài khoản ngân hàng

Có một điểm mà nhiều du học sinh gặp khó khăn.

Các ngân hàng Nhật Bản có quy định coi những người mới nhập cảnh dưới 6 tháng là "người không thường trú", nên có thể từ chối mở tài khoản. Thứ tự dễ được chấp nhận như sau:

Giấy tờ cần mang: Thẻ cư trú (đã ghi địa chỉ ở mặt sau), Hộ chiếu, Thẻ sinh viên, Con dấu, Số điện thoại Nhật Bản

Vì cần cả "Thẻ cư trú đã ghi địa chỉ" và "Số điện thoại Nhật Bản", nên thứ tự sẽ là: Đơn chuyển đến → Ký hợp đồng điện thoại di động → Mở tài khoản ngân hàng.

Ký hợp đồng điện thoại di động

Các nhà mạng lớn có thể ký hợp đồng bằng Thẻ cư trú, nhưng nếu thời hạn lưu trú ngắn có thể bị từ chối hình thức trả góp.

Đối với lựa chọn ngay sau khi đến, SIM giá rẻ (MVNO) hoặc eSIM sẽ có thủ tục đơn giản hơn. Vì ở giai đoạn chưa có tài khoản ngân hàng có thể được yêu cầu thanh toán bằng thẻ tín dụng, nên mang theo thẻ tín dụng của quê nhà sẽ yên tâm hơn.

Điện, ga, nước Điện, nước — Làm thủ tục bắt đầu qua điện thoại hoặc trang web. Không cần có mặt Ga — Cần có mặt khi mở van ga. Bắt buộc đặt lịch trước, vào mùa cao điểm (tháng 3-4) có thể phải chờ hơn 1 tuần

Ngay khi biết ngày chuyển vào ở, hãy đặt lịch ga với ưu tiên cao nhất.

Thẻ IC giao thông

Có thể mua Suica, ICOCA, PASMO,... tại máy bán vé ở ga. Vé định kỳ đi học cần thẻ sinh viên (hoặc giấy chứng nhận đi học).

Giai đoạn 4: Trước khi bắt đầu làm thêm Bắt buộc phải có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú

Tư cách lưu trú "Du học" về nguyên tắc không thể đi làm. Chỉ khi có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú mới có thể đi làm thêm.

Nơi đăng ký: Cục quản lý xuất nhập cảnh quản lý khu vực nơi bạn sinh sống Có thể đăng ký ngay tại sân bay khi nhập cảnh. Hãy chắc chắn hỏi rõ khi làm thủ tục kiểm tra nhập cảnh Nếu đăng ký sau, thời gian cấp phép mất khoảng 2 tuần đến 1 tháng Giới hạn 28 giờ/tuần là tuyệt đối

Dù có giấy phép, bạn cũng chỉ được làm việc trong phạm vi 28 giờ/tuần (trong kỳ nghỉ dài của trường học là tối đa 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần).

Nếu vượt quá giới hạn này, việc gia hạn tư cách lưu trú sẽ không được chấp thuận. Trong các trường hợp bị xử lý trước đây, có cả trường hợp bị trục xuất vì lý do vi phạm hoạt động ngoài tư cách lưu trú. Để bảo vệ việc học và tương lai của bạn tại Nhật Bản, hãy quản lý thời gian làm việc bằng cách ghi chép lại.

Ngành nghề không được làm

Việc làm tại các cơ sở kinh doanh giải trí (tiệm pachinko, trung tâm trò chơi điện tử, quán bar, câu lạc bộ hộp đêm,...) — kể cả công việc dọn dẹp hay rửa bát — đều không thuộc phạm vi Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú. Dù được giải thích rằng "không ra sảnh phục vụ thì không sao", đó là thông tin sai.

Giai đoạn 5: Các thủ tục chờ đợi sau khi nhập học Theo từng học kỳ, từng năm

Những gì xảy ra vào năm thứ 2 ở Nhật

Nếu có thu nhập từ làm thêm, từ năm thứ 2 bạn sẽ phải đóng Thuế cư trú. Vì thuế cư trú được tính dựa trên thu nhập của năm trước và thu vào năm sau, nên năm đầu tiên sẽ là 0, và từ tháng 6 năm thứ 2 sẽ bắt đầu có hóa đơn thu thuế.

Đây không phải là "đột nhiên tăng thuế" mà là điều xảy ra với tất cả mọi người theo quy định. Chi tiết xin xem bài viết trong loạt bài về thuế.

Khi về nước tạm thời

Nếu dự định quay lại Nhật trong vòng 1 năm kể từ khi xuất cảnh, bạn có thể sử dụng chế độ tái nhập cảnh được coi là đương nhiên (chế độ miễn giấy phép tái nhập cảnh). Chỉ cần đánh dấu vào thẻ "Hồ sơ xuất nhập cảnh tái nhập cảnh" tại quầy kiểm tra xuất cảnh ở sân bay, không cần đăng ký đặc biệt.

Bạn cần xuất trình Thẻ cư trú, nên nhất định phải mang theo. Nếu quên, bạn có thể mất tư cách lưu trú.

Khi chuyển nhà

Trong vòng 14 ngày, hãy nộp đơn chuyển đi tại cơ quan hành chính nơi ở cũ, và đơn chuyển đến tại cơ quan hành chính nơi ở mới. Mặt sau Thẻ cư trú cũng sẽ được ghi lại.

Dù chuyển nhà trong cùng thành phố/quận/huyện, bạn vẫn cần nộp đơn chuyển nơi ở. Nếu bỏ qua việc khai báo, sẽ bất lợi khi gia hạn tư cách lưu trú.

Danh sách kiểm tra sau khi đến Nhật Ngày đến Nhật ☐ Nhận Thẻ cư trú, kiểm tra nội dung ghi trên thẻ ☐ Kiểm tra xem có thể đăng ký Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú tại sân bay không Trong vòng 14 ngày ☐ Đơn chuyển đến (tại cơ quan hành chính) ☐ Tham gia và đăng ký giảm miễn Bảo hiểm y tế quốc dân ☐ Tham gia Bảo hiểm hưu trí quốc dân và đăng ký chế độ hoãn nộp phí dành cho học sinh (từ 20 tuổi trở lên) Trong vòng 1 tháng ☐ Ký hợp đồng điện thoại di động ☐ Mở tài khoản ngân hàng ☐ Mở dịch vụ điện, ga, nước (đặt lịch có mặt cho ga) ☐ Đăng ký Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (nếu chưa lấy tại sân bay) Duy trì liên tục ☐ Luôn mang theo Thẻ cư trú ☐ Tuân thủ nghiêm ngặt giới hạn 28 giờ/tuần khi làm thêm, ghi chép lại ☐ Khai báo trong vòng 14 ngày nếu có thay đổi địa chỉ ☐ Chuẩn bị gia hạn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú Nơi tư vấn khi gặp khó khăn Quầy hỗ trợ du học sinh của trường — Nơi nên nhờ đến đầu tiên. Đã quen thuộc với nhiều thủ tục Trung tâm hỗ trợ lưu trú người nước ngoài (FRESC) — Tư vấn về các thủ tục lưu trú nói chung Hiệp hội giao lưu quốc tế của từng địa phương — Tư vấn sinh hoạt, hỗ trợ tiếng Nhật, hỗ trợ đa ngôn ngữ Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú cho người nước ngoài của Cục quản lý xuất nhập cảnh — Tư vấn qua điện thoại bằng nhiều ngôn ngữ

Bạn không cần phải tự mình gánh vác một mình. Dù không tự tin về tiếng Nhật, vẫn có các quầy hỗ trợ đa ngôn ngữ ở khắp nơi.

Bài viết tiếp theo 【Dành cho người đi làm】Hướng dẫn đầy đủ cho người nước ngoài lần đầu đi làm tại Nhật Bản — Dành cho những ai đi làm sau khi tốt nghiệp, hoặc bắt đầu tìm việc 【①Tổng quan】Cơ chế thuế tại Nhật Bản — Phân loại cư trú và việc đánh thuế thu nhập từ làm thêm