【Việc làm】Hướng dẫn đầy đủ cho người nước ngoài lần đầu đi làm tại Nhật Bản

Khi bắt đầu đi làm tại Nhật Bản, nhiều thủ tục sẽ được công ty làm thay cho bạn. Vì vậy, nhiều người nghĩ rằng "cứ để công ty lo là được", nhưng thực ra thủ tục do công ty làm và thủ tục bạn phải tự làm được phân định rất rõ ràng.

Nếu không biết ranh giới này, có thể xảy ra tình huống như: thẻ bảo hiểm y tế đã gửi tới nhưng chưa đăng ký cư trú, không chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi gia hạn tư cách lưu trú, hay đổi việc nhưng quên nộp thông báo cho Cục quản lý xuất nhập cảnh khiến lần gia hạn tiếp theo gặp rắc rối.

Bài viết này sẽ trình bày theo trình tự thời gian: sau khi nhận được thông báo trúng tuyển → trước khi xuất phát → ngày đến Nhật → trong vòng 14 ngày → sau khi vào công ty, làm rõ ai cần làm việc gì.

Giai đoạn 0: Sau khi trúng tuyển — Những điều cần kiểm tra trong hợp đồng Tư cách lưu trú và nội dung công việc có phù hợp không

Đây là tiền đề của tất cả mọi thứ. Phạm vi công việc được phép làm sẽ khác nhau tùy theo từng loại tư cách lưu trú.

Các tư cách lưu trú chính | Phạm vi công việc được phép làm Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế | Kỹ sư, phiên dịch, marketing, kế toán,... Công việc đòi hỏi chuyên môn Kỹ năng đặc định | Công việc thực tế trong lĩnh vực ngành nghề được chỉ định Di chuyển nội bộ công ty | Chuyển công tác từ cùng tập đoàn công ty ở nước ngoài Kinh doanh, quản lý | Công việc kinh doanh, quản lý doanh nghiệp Kỹ năng | Nấu ăn món nước ngoài, kỹ thuật xây dựng đặc trưng của nước ngoài,...

Có không ít trường hợp nhập cảnh với tư cách "Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế" nhưng công việc thực tế lại là lao động đơn giản. Trường hợp này không đáp ứng điều kiện của tư cách lưu trú và sẽ không được cho phép gia hạn.

Nếu mục nội dung công việc trong hợp đồng ghi mơ hồ như "công việc chung", hãy xác nhận nội dung cụ thể bằng văn bản trước khi vào công ty.

Các mục cần kiểm tra chắc chắn trong hợp đồng Mục | Điểm cần kiểm tra Nội dung công việc | Có phù hợp với phạm vi của tư cách lưu trú không Lương | Là lương gộp hay lương thực nhận. Có bằng hoặc cao hơn mức lương của người Nhật không (yêu cầu theo luật định) Bảo hiểm xã hội | Có được tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí phúc lợi không Nhà ở | Công ty có chuẩn bị không. Ai chịu tiền thuê nhà Chi phí đi lại | Công ty chi trả hay tự chi trả Thời gian thử việc | Thời hạn và đãi ngộ trong thời gian đó

Hãy hiểu rõ nội dung trước khi ký vào bản hợp đồng tiếng Nhật. Nếu chưa tự tin về tiếng Nhật, yêu cầu công ty cung cấp bản dịch là yêu cầu chính đáng.

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Công ty (hoặc luật sư hành chính được ủy thác) sẽ nộp đơn xin lên Cục quản lý xuất nhập cảnh. Sau khi được cấp, bạn dùng COE để xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước mình.

Thời hạn hiệu lực của COE là 3 tháng kể từ ngày cấp. Bạn cần nhập cảnh trong thời hạn này.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi xuất phát Chi phí ban đầu

Trừ trường hợp công ty chuẩn bị nhà ở, bạn cần chuẩn bị những khoản sau.

Mục | Ước tính Chi phí ban đầu cho nhà ở | Tương đương 4-6 tháng tiền thuê nhà Đồ nội thất, đồ điện gia dụng | 100.000-200.000 yên Chi phí sinh hoạt trước mắt | Cho đến ngày nhận lương đầu tiên (1-2 tháng)

Hãy chú ý đến ngày nhận lương đầu tiên. Nhiều công ty Nhật Bản áp dụng hình thức "chốt sổ cuối tháng, trả lương ngày 25 tháng sau". Nếu vào công ty tháng 4, việc không có thu nhập cho đến cuối tháng 5 là chuyện không hiếm.

Giấy tờ cần mang theo Giấy chứng nhận tốt nghiệp, bằng cấp (dùng để chứng minh điều kiện tư cách lưu trú. Có trường hợp cần bản gốc) Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc Bằng lái xe (nếu có khả năng chuyển đổi sang bằng lái Nhật, cần mang theo bằng lái gốc của nước mình và bản dịch) Ảnh thẻ (cỡ 4cm x 3cm) nhiều tấm

Giai đoạn 2: Ngày đến Nhật — Thẻ cư trú

Tại các sân bay New Chitose, Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Hiroshima, Fukuoka, thẻ cư trú sẽ được cấp ngay tại chỗ khi làm thủ tục nhập cảnh. Tại các sân bay khác, hộ chiếu sẽ được đóng dấu "cấp sau" và thẻ sẽ được gửi qua bưu điện sau khi bạn nộp đơn chuyển đến (đăng ký cư trú).

Sau khi nhận được thẻ, hãy kiểm tra cách viết tên, ngày sinh, tư cách lưu trú, ngày hết hạn lưu trú.

Bạn có nghĩa vụ luôn mang theo thẻ cư trú bên mình. Để thẻ ở nhà rồi ra ngoài là vi phạm pháp luật.

Giai đoạn 3: Trong vòng 14 ngày sau khi đến Nhật — Các thủ tục bạn phải tự làm

Đây là phần phân chia rõ ràng giữa việc công ty làm và việc bạn tự làm.

Việc bạn tự làm ① Nộp đơn chuyển đến (đăng ký cư trú)

Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu sinh sống

Mang theo thẻ cư trú và hộ chiếu đến văn phòng hành chính quận/thành phố nơi bạn ở. Sau khi làm thủ tục, địa chỉ sẽ được ghi vào mặt sau của thẻ cư trú.

Công ty không làm thay việc này. Bạn phải tự đi làm. Dù phải xin nghỉ cũng hãy hoàn thành trong thời hạn.

② Nhận thông báo My Number

Sau khi nộp đơn chuyển đến, bạn sẽ nhận được giấy thông báo số cá nhân (My Number). Vì công ty sẽ yêu cầu nộp My Number khi làm thủ tục vào công ty, hãy giữ lại giấy này để cung cấp cho công ty khi nhận được.

Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, "Thẻ cư trú đặc định" đã được triển khai. Đây là loại thẻ tích hợp chức năng của Thẻ cư trú và My Number vào một thẻ duy nhất, việc lấy thẻ này là tự nguyện. Bạn vẫn có thể tiếp tục giữ 2 thẻ riêng như trước mà không có vấn đề gì. Lợi ích lớn nhất là khi bạn gia hạn tư cách lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh, thông tin trên My Number cũng sẽ được cập nhật đồng thời. Trước đây, có nhiều trường hợp quên cập nhật thông tin tại văn phòng quận/thành phố sau khi gia hạn. Nơi nộp đơn là Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc văn phòng quận/thành phố, không thể nộp đơn trực tuyến. Ngoài ra, trước đây người sử dụng lao động thường lưu bản sao thẻ cư trú, nhưng với thẻ cư trú đặc định thì sẽ chuyển sang lưu bản sao My Number. Hãy lưu ý điểm này khi công ty yêu cầu bạn nộp giấy tờ.

③ Mở tài khoản ngân hàng

Cần thiết để nhận lương qua chuyển khoản. Các ngân hàng Nhật Bản có quy định coi người nhập cảnh dưới 6 tháng là "người không thường trú", nên đôi khi bạn sẽ bị từ chối mở tài khoản.

Các lựa chọn | Đặc điểm Ngân hàng Yucho (Bưu điện) | Nếu thời hạn lưu trú còn từ 6 tháng trở lên thì có thể mở tài khoản tương đối dễ dàng ngay cả khi mới đến Nhật Ngân hàng do công ty chỉ định để nhận lương | Có trường hợp công ty sẽ đi cùng bạn đến ngân hàng Các ngân hàng đô thị lớn | Thuận lợi hơn sau khi đã ở Nhật quá 6 tháng

Vật dụng cần mang theo: Thẻ cư trú đã ghi địa chỉ, hộ chiếu, con dấu cá nhân, số điện thoại Nhật Bản, giấy chứng nhận đang làm việc (nếu có)

Thứ tự thực hiện là: nộp đơn chuyển đến → ký hợp đồng điện thoại di động → mở tài khoản ngân hàng. Nếu không kịp trước ngày nhận lương đầu tiên, bạn sẽ cần các biện pháp xử lý ngoại lệ như trả lương bằng tiền mặt, vì vậy hãy hành động sớm.

Việc công ty làm

Bạn không cần tự làm, nhưng nên biết những thủ tục này có đang được thực hiện hay không.

Thủ tục | Nội dung Tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí phúc lợi | Làm thủ tục khi vào công ty. Thẻ bảo hiểm sẽ đến sau vài tuần Tham gia bảo hiểm việc làm | Tiền đề để nhận trợ cấp thất nghiệp Thông báo tình hình sử dụng lao động nước ngoài | Nghĩa vụ theo pháp luật của người sử dụng lao động, phải báo cáo với Trung tâm giới thiệu việc làm (Hello Work) Khấu trừ thuế tại nguồn | Trừ thuế thu nhập từ lương hàng tháng Quyết toán thuế cuối năm | Quyết toán thuế cả năm vào tháng 12

Trong thời gian chờ thẻ bảo hiểm gửi đến, khi đi khám bệnh bạn sẽ phải trả toàn bộ chi phí trước, sau đó được hoàn lại tiền. Hãy nhớ giữ lại hóa đơn.

Giai đoạn 4: Đọc hiểu phiếu lương

Nhiều người khi nhận phiếu lương đầu tiên cảm thấy "khác với số tiền mình tưởng tượng". Hãy hiểu rõ các khoản chi tiết.

Mục | Nội dung Phí bảo hiểm y tế | Công ty và người lao động chia đôi Phí bảo hiểm hưu trí phúc lợi | Công ty và người lao động chia đôi Phí bảo hiểm việc làm | Khoảng 0,5-0,6% lương Thuế thu nhập | Số tiền tạm tính. Sẽ quyết toán vào kỳ quyết toán thuế cuối năm tháng 12 Thuế cư trú | Năm đầu đến Nhật là 0 đồng. Bắt đầu thu từ tháng 6 năm thứ 2

Tổng số tiền bị khấu trừ thường chiếm khoảng 20-25% so với lương gộp. Nếu thu nhập hàng năm là 4 triệu yên thì lương thực nhận hàng tháng khoảng 250.000 yên.

Lương thực nhận giảm vào năm thứ 2 ở Nhật

Thuế cư trú được tính dựa trên thu nhập của năm trước và thu vào năm sau. Vì năm đầu tiên đến Nhật bạn chưa có thu nhập tại Nhật ở năm trước đó nên thuế cư trú là 0 đồng, việc thu thuế sẽ bắt đầu từ tháng 6 của năm thứ 2.

Không phải lương bị giảm, cũng không phải công ty tính sai. Đây là điều xảy ra với tất cả mọi người theo quy định của hệ thống. Hãy chuẩn bị tinh thần cho gánh nặng của năm thứ 2 ngay từ năm đầu tiên.

Số tiền khấu trừ cụ thể và thực tế quyết toán thuế cuối năm được trình bày chi tiết trong bài ② Dành cho nhân viên công ty của loạt bài về thuế.

Giai đoạn 5: Thuê nhà

Nếu công ty không chuẩn bị nhà ở cho nhân viên, bạn sẽ tự ký hợp đồng thuê nhà.

Chi phí cần thiết Mục | Ước tính Tiền đặt cọc (Shikikin) | Tương đương 1-2 tháng tiền thuê Tiền lễ (Reikin) | Tương đương 0-2 tháng tiền thuê (không được hoàn lại) Phí môi giới | Tương đương 1 tháng tiền thuê + thuế tiêu dùng Phí sử dụng công ty bảo lãnh | Tương đương 0,5-1 tháng tiền thuê Tiền thuê nhà trả trước | 1 tháng Bảo hiểm cháy nổ | 15.000-20.000 yên

Những rào cản người nước ngoài dễ gặp phải Bị yêu cầu có người bảo lãnh liên đới. Nếu không có người thân ở Nhật, bạn sẽ sử dụng dịch vụ công ty bảo lãnh Vẫn còn tồn tại những bất động sản từ chối cho người nước ngoài thuê. Tìm công ty bất động sản quen thuộc với việc cho người nước ngoài thuê nhà sẽ nhanh hơn Thường bị yêu cầu nộp giấy chứng nhận đang làm việc hoặc thông báo trúng tuyển

Tùy vào từng địa phương, có thể có quầy tư vấn nhà ở dành cho người nước ngoài hoặc chế độ nhà ở công không cần người bảo lãnh. Hãy thử hỏi Hiệp hội giao lưu quốc tế của địa phương.

Giai đoạn 6: Các thủ tục chờ đợi sau khi vào công ty Lịch trình hàng năm Thời điểm | Nội dung Tháng 11-12 | Nộp giấy tờ quyết toán thuế cuối năm cho công ty Cuối tháng 1 năm sau | Nhận giấy chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn 16/2-15/3 | Khai thuế thu nhập cá nhân (chỉ đối với người thuộc diện phải khai) Tháng 6 | Bắt đầu thu thuế cư trú (từ năm thứ 2 trở đi) 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú | Nộp đơn xin gia hạn thời gian lưu trú

Gia hạn thời gian lưu trú

Bạn có thể nộp đơn xin gia hạn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú. Giấy tờ cần thiết khác nhau tùy theo tư cách lưu trú, nhưng thông thường cần những giấy tờ sau.

Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú Giấy chứng nhận đang làm việc Giấy chứng nhận đánh thuế/nộp thuế cư trú Giấy chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn

Điều quan trọng là quá trình nộp thuế của bạn sẽ được xem xét. Nếu bạn nợ thuế cư trú, việc gia hạn sẽ bị ảnh hưởng.

Khi đổi việc — Thông báo dễ bị quên

Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ khi đổi việc

Đối với người làm việc theo tư cách lưu trú "Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế" và các tư cách tương tự, khi đổi việc bạn có nghĩa vụ nộp "thông báo về cơ quan hợp đồng" cho Cục quản lý xuất nhập cảnh. Bạn có thể nộp trực tuyến, qua đường bưu điện, hoặc trực tiếp tại quầy.

Nếu quên nộp thông báo này, bạn sẽ bị yêu cầu giải thích khi gia hạn thời gian lưu trú lần sau. Bạn cần thông báo cả khi nghỉ việc và khi vào công ty mới.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc (tùy chọn nhưng hữu ích)

Đây là chế độ xác nhận trước với Cục quản lý xuất nhập cảnh xem công việc tại nơi làm mới có nằm trong phạm vi tư cách lưu trú hiện tại hay không.

Việc lấy giấy này là tùy chọn, nhưng giúp bạn tránh rủi ro chỉ đến khi gia hạn mới phát hiện ra "công việc này nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú". Nếu nội dung công việc tại nơi làm mới thay đổi lớn so với trước đây, hãy cân nhắc xin giấy chứng nhận này.

Khi mời gia đình sang Nhật

Với tư cách lưu trú "Lưu trú theo diện gia đình", bạn có thể mời vợ/chồng và con cái sang Nhật. Thông thường mất 2-4 tháng từ khi nộp đơn xin COE đến khi nhập cảnh.

Với tư cách lưu trú "Lưu trú theo diện gia đình", về nguyên tắc không được đi làm. Cần xin "giấy phép hoạt động ngoài tư cách" để có thể làm việc trong phạm vi không quá 28 giờ/tuần.

Ghi chú dành cho người đến Nhật theo diện Thực tập sinh kỹ năng

Chế độ Thực tập sinh kỹ năng sẽ bị bãi bỏ, và "chế độ Đào tạo và làm việc" (Ikusei Shuro) sẽ được thi hành từ ngày 1 tháng 4 năm 2027.

Vấn đề | Nội dung Nhập cảnh mới | Từ tháng 4/2027 trở đi, về nguyên tắc không thể nhập cảnh mới theo diện Thực tập sinh kỹ năng số 1 Thực tập sinh hiện tại | Kế hoạch đã được phê duyệt trước khi chế độ mới thi hành vẫn có hiệu lực đến khi hết hạn. Không tự động chuyển sang chế độ Đào tạo và làm việc Chuyển nơi làm việc | Trong chế độ Đào tạo và làm việc, việc chuyển nơi làm việc được cho phép với một số điều kiện nhất định (trong khi ở chế độ Thực tập sinh kỹ năng về nguyên tắc không được phép) Lộ trình sự nghiệp | Đào tạo và làm việc (3 năm) → nếu đáp ứng trình độ kỹ năng và tiếng Nhật, có thể chuyển sang tư cách Kỹ năng đặc định số 1

Sự khác biệt lớn nhất so với trước đây là mục đích của chế độ đã chuyển từ "đóng góp quốc tế" sang "đào tạo và đảm bảo nguồn nhân lực", vị trí là người lao động được công nhận một cách chính thức. Có một khoảng thời gian chuyển tiếp khoảng 3 năm, trong đó hai chế độ sẽ cùng tồn tại song song.

Danh sách kiểm tra sau khi đến Nhật Ngày đến Nhật ☐ Kiểm tra nội dung ghi trên thẻ cư trú Trong vòng 14 ngày ☐ Nộp đơn chuyển đến (tại văn phòng hành chính) — tự đi làm ☐ Ký hợp đồng điện thoại di động ☐ Mở tài khoản ngân hàng ☐ Giữ lại giấy thông báo My Number Khi vào công ty ☐ Nộp My Number, thông tin tài khoản ngân hàng, sổ bảo hiểm hưu trí cho công ty ☐ Xác nhận đã nhận thẻ bảo hiểm y tế (giữ lại hóa đơn viện phí trong thời gian chờ thẻ) ☐ Giữ lại bản sao hợp đồng lao động Duy trì liên tục ☐ Luôn mang theo thẻ cư trú bên mình ☐ Thông báo thay đổi địa chỉ trong vòng 14 ngày ☐ Thông báo cho Cục quản lý xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày khi đổi việc/nghỉ việc ☐ Không để nợ thuế cư trú (ảnh hưởng đến việc xét duyệt gia hạn) ☐ Chuẩn bị gia hạn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú Nơi tư vấn khi gặp khó khăn Trung tâm hỗ trợ lưu trú cho người nước ngoài (FRESC) — Các thủ tục liên quan đến lưu trú nói chung Cục giám sát tiêu chuẩn lao động — Các vấn đề về lương chưa được trả, làm việc quá giờ, sa thải bất hợp lý,... Quầy tư vấn lao động nước ngoài tại các Sở lao động của từng tỉnh — Hỗ trợ đa ngôn ngữ Hiệp hội giao lưu quốc tế của từng địa phương — Tư vấn về sinh hoạt, nhà ở Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú cho người nước ngoài của Cục quản lý xuất nhập cảnh — Tư vấn qua điện thoại bằng nhiều ngôn ngữ

Bạn không cần phải chịu đựng nếu gặp phải các vấn đề như điều kiện lao động khác với hợp đồng, bị yêu cầu nộp hộ chiếu cho công ty giữ, hay không được trả tiền làm thêm giờ. Luật tiêu chuẩn lao động áp dụng cho tất cả mọi người, không phân biệt quốc tịch. Ngay cả khi không biết tiếng Nhật, vẫn có các quầy tư vấn hỗ trợ đa ngôn ngữ.

Bài viết tiếp theo 【Du học】Hướng dẫn đầy đủ cho du học sinh lần đầu đến Nhật Bản 【② Dành cho nhân viên công ty】Thuế bị trừ từ lương và quyết toán thuế cuối năm — Thực tế về các khoản khấu trừ và ngưỡng thu nhập 【④ Xuất cảnh, hồi hương】Thủ tục thuế khi rời khỏi Nhật Bản — Nội dung nhất định phải đọc khi về nước