【Phần 3: Freelancer・Làm thêm】Cách tiến hành khai thuế thu nhập cá nhân

Khác với nhân viên công ty, người kinh doanh cá nhân (freelancer) không có chế độ quyết toán thuế cuối năm (nenmatsu chosei). Bạn phải tự tổng hợp thu nhập và chi phí trong 1 năm, tính số thuế phải nộp rồi tự khai báo và nộp thuế. Nhân viên công ty có thu nhập làm thêm vượt quá một mức nhất định cũng phải làm thủ tục tương tự.

Tùy theo tư cách lưu trú, phạm vi được phép làm việc có thể bị giới hạn, vì vậy trước khi nghĩ đến thuế, hãy xác nhận tính hợp pháp theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Nếu người có tư cách "Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế" có thu nhập ngoài công việc chính, hoặc du học sinh làm vượt quá phạm vi được phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, thì đây là vấn đề còn nghiêm trọng hơn cả thuế.

Về cách phân loại cư dân để xác định phạm vi chịu thuế, vui lòng xem Phần 1: Tổng quan.

1. Có cần khai thuế thu nhập cá nhân hay không Tình huống Khai thuế thu nhập Khai thuế cư trú Người kinh doanh cá nhân・Freelancer (có thu nhập kinh doanh) Cần Hoàn tất qua khai thuế thu nhập cá nhân Nhân viên công ty + thu nhập làm thêm trên 200.000 yên/năm Cần Hoàn tất qua khai thuế thu nhập cá nhân Nhân viên công ty + thu nhập làm thêm từ 200.000 yên trở xuống Không cần Cần Nhận lương từ 2 nơi trở lên Cần Hoàn tất qua khai thuế thu nhập cá nhân

Hiểu lầm phổ biến nhất là ở dòng áp chót. Suy nghĩ "vì dưới 200.000 yên nên không cần làm gì cả" là sai — quy tắc 200.000 yên không áp dụng cho thuế cư trú (Resident tax). Bạn vẫn cần khai thuế cư trú riêng với chính quyền thành phố/quận/thị trấn nơi cư trú.

Ngoài ra, dù thu nhập làm thêm từ 200.000 yên trở xuống, nếu bạn khai thuế thu nhập cá nhân vì lý do khác (ví dụ khấu trừ chi phí y tế), thì cũng phải khai luôn cả phần thu nhập làm thêm. Không thể chỉ khai một phần.

2. Phân loại thu nhập — Thu nhập kinh doanh hay thu nhập khác (tạp thu nhập)

Cùng là thu nhập freelancer nhưng việc được phân vào loại nào sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cách xử lý thuế.

Thu nhập kinh doanh Thu nhập khác (tạp thu nhập) Khấu trừ đặc biệt khai thuế màu xanh (Aoiro) Áp dụng được Không áp dụng được Bù trừ lỗ với thu nhập khác Có thể Không thể Chuyển lỗ sang năm sau (3 năm) Có thể (nếu khai thuế màu xanh) Không thể

Để được công nhận là thu nhập kinh doanh, cần có tính độc lập, tính liên tục và tính lặp lại, và về mặt thông thường phải có thực tế được coi là "kinh doanh". Về mặt tiêu chí, việc có lưu giữ sổ sách kế toán và thu nhập đạt đến quy mô nhất định được xem trọng. Nếu quy mô làm thêm nhỏ và không có sổ sách, khả năng cao sẽ bị xếp vào thu nhập khác (tạp thu nhập).

3. Cách tính chi phí

Cách tính thu nhập kinh doanh là "Số tiền thu nhập − Chi phí cần thiết". Chi phí được công nhận chỉ giới hạn ở những khoản chi trực tiếp cần thiết để tạo ra doanh thu.

Các khoản chi phí chính Chi phí thuê ngoài, nhập hàng Chi phí liên lạc (internet, điện thoại di động) Vật dụng tiêu hao (máy tính, thiết bị ngoại vi, văn phòng phẩm) Chi phí đi lại Chi phí họp, chi phí tiếp khách Tiền thuê đất/nhà, tiền điện nước Khấu hao tài sản (tài sản từ 100.000 yên trở lên) Phân bổ chi phí sinh hoạt và kinh doanh (kakei anbun)

Nếu làm việc tại nhà, bạn chỉ có thể tính vào chi phí phần tiền thuê nhà, điện nước, liên lạc tương ứng với tỷ lệ sử dụng cho công việc. Căn cứ phân bổ cần có cơ sở hợp lý để giải thích được, ví dụ như tỷ lệ diện tích hay tỷ lệ thời gian sử dụng.

Nếu bạn quyết định "50% tiền thuê nhà", hãy lưu giữ tài liệu chứng minh vì sao là 50% (sơ đồ mặt bằng, diện tích khu vực làm việc, v.v.).

Lưu trữ hồ sơ

Hóa đơn, biên lai về nguyên tắc phải được lưu giữ trong 7 năm. Theo Luật lưu trữ sổ sách điện tử, hóa đơn/biên lai nhận dưới dạng dữ liệu điện tử phải được lưu giữ nguyên dạng điện tử. Việc in ra giấy các file PDF nhận qua email hoặc lưu trữ đám mây rồi lưu trữ dạng giấy là không được chấp nhận.

4. Khai thuế màu xanh (Aoiro shinkoku)

Nếu nộp đơn đăng ký trước, bạn có thể chọn khai thuế theo hình thức "màu xanh" (Aoiro).

Các lợi ích chính Ưu đãi Nội dung Khấu trừ đặc biệt khai thuế màu xanh Tối đa 650.000 yên (khai qua e-Tax + sổ sách kép)／550.000 yên／100.000 yên Chuyển lỗ ròng sang năm sau Có thể chuyển khoản lỗ sang 3 năm tiếp theo Tiền lương cho người thân tham gia kinh doanh (khai thuế màu xanh) Có thể tính lương trả cho người thân sống chung là chi phí Ưu đãi khấu hao tài sản giá trị nhỏ Tài sản dưới 300.000 yên có thể tính hết vào chi phí ngay trong năm Hạn nộp đơn đăng ký Nguyên tắc: trước ngày 15 tháng 3 của năm muốn áp dụng Trường hợp mới mở kinh doanh: trong vòng 2 tháng kể từ ngày khai trương

Nếu quá hạn, năm đó bạn sẽ phải khai theo hình thức "khai trắng" (Shiroiro). Khi mở kinh doanh, hãy nộp cùng lúc "Đơn khai báo mở/đóng kinh doanh cá nhân" và "Đơn xin phê duyệt khai thuế màu xanh".

5. Thuế tiêu dùng và Chế độ hóa đơn (Invoice) Xác định nghĩa vụ nộp thuế

Về nguyên tắc, nếu doanh thu chịu thuế trong kỳ cơ sở (2 năm trước) vượt quá 10 triệu yên, bạn trở thành đối tượng chịu thuế tiêu dùng. Nếu thấp hơn, bạn là đối tượng được miễn thuế.

Tuy nhiên, với việc áp dụng Chế độ hóa đơn (phương thức lưu trữ hóa đơn đủ điều kiện), việc phán đoán không còn đơn giản nữa.

Quyết định có nên đăng ký hóa đơn hay không

Nếu vẫn là đối tượng miễn thuế, đối tác giao dịch sẽ không thể khấu trừ thuế đầu vào đối với khoản thanh toán cho bạn. Vì vậy, freelancer có đối tác giao dịch chính là doanh nghiệp thường được yêu cầu đăng ký.

Có đăng ký Không đăng ký Nộp thuế tiêu dùng Cần Không cần Khấu trừ thuế đầu vào của đối tác Có thể Không thể (có biện pháp chuyển tiếp) Gánh nặng thủ tục Tăng lên Không thay đổi

Nếu khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng cá nhân (nhà hàng, bán lẻ, dạy học cá nhân, v.v.), thì việc không đăng ký cũng là quyết định hợp lý. Đây là vấn đề mà câu trả lời thay đổi tùy theo cơ cấu đối tác giao dịch, không có đáp án chung cho tất cả.

Nếu đã đăng ký, hãy kiểm tra thêm liệu có áp dụng được biện pháp giảm nhẹ gánh nặng cho doanh nghiệp nhỏ (ưu đãi đặc biệt cho phép tính số thuế nộp bằng 20% thuế trên doanh thu) hay không.

6. Xử lý tài sản mã hóa (tiền điện tử)

Theo chế độ hiện hành, lợi nhuận từ bán hoặc trao đổi tài sản mã hóa về nguyên tắc được xếp vào thu nhập khác (tạp thu nhập), chịu thuế suất lũy tiến theo phương thức tính thuế tổng hợp (tối đa 45% + thuế cư trú 10%). Điều này khác hẳn với lợi nhuận chuyển nhượng cổ phiếu (chịu thuế tách riêng 20,315%).

Thời điểm bị đánh thuế không chỉ là lúc bán ra.

Khi trao đổi tài sản mã hóa này lấy tài sản mã hóa khác Khi dùng tài sản mã hóa để mua hàng hóa/dịch vụ Khi nhận được thông qua đào coin (mining) hoặc staking

Suy nghĩ "chưa đổi ra yên Nhật thì chưa bị đánh thuế" là sai.

Ngoài ra, theo Đề cương cải cách thuế năm Reiwa 8, có định hướng chuyển một số giao dịch tài sản mã hóa sang chế độ thuế tách riêng 20,315%, và áp dụng chế độ chuyển lỗ trong 3 năm. Đây là lĩnh vực đang thay đổi liên tục nên cần kiểm tra thông tin mới nhất.

7. Trường hợp có thu nhập phát sinh ở nước ngoài

Nếu bạn có thu nhập kinh doanh ở quê nhà, tiền thuê bất động sản, lợi nhuận đầu tư chứng khoán, việc có cần khai thuế hay không sẽ tùy thuộc vào phân loại cư dân.

Cư dân không thường trú (Non-permanent resident) — Trong thu nhập phát sinh ở nước ngoài, chỉ phần trả tại Nhật và phần chuyển tiền về Nhật mới chịu thuế Cư dân thường trú (Permanent resident, sau 5 năm ở Nhật) — Toàn bộ thu nhập trên thế giới đều chịu thuế

Từ năm bạn trở thành cư dân thường trú (sau khi ở Nhật quá 5 năm), thu nhập ở quê nhà cũng cần được khai báo tại Nhật. Chi tiết về cách xác định và cách xử lý tiền chuyển khoản được giải thích trong Phần 1: Tổng quan.

Nếu đã bị đánh thuế ở nước ngoài, bạn có thể điều chỉnh việc đánh thuế hai lần thông qua khấu trừ thuế nước ngoài (Foreign Tax Credit). Việc áp dụng được thực hiện khi khai thuế thu nhập cá nhân.

8. Lịch trình khai báo và nộp thuế Thời gian Nội dung Tháng 1 Sắp xếp phiếu chi trả, sổ sách 16/2 〜 15/3 Khai thuế thu nhập cá nhân・Nộp thuế thu nhập 31/3 Khai báo・nộp thuế tiêu dùng Tháng 4 Trừ tiền tự động qua tài khoản (furikae nozei) Tháng 6, 8, 10, tháng 1 năm sau Nộp thuế cư trú (hình thức thu riêng lẻ - futsu choshu) Tháng 7, 11 Nộp thuế tạm tính (nếu thuế năm trước từ 150.000 yên trở lên) Tháng 8, 11 Nộp thuế kinh doanh cá nhân (đối với người thuộc diện)

Bạn có thể khai báo tại quầy sở thuế, qua đường bưu điện, hoặc qua e-Tax (hoàn tất bằng Thẻ My Number và điện thoại thông minh). Để được áp dụng khấu trừ đặc biệt khai thuế màu xanh 650.000 yên, bắt buộc phải dùng e-Tax hoặc lưu trữ sổ sách điện tử, nên trên thực tế e-Tax là phương thức tiêu chuẩn.

Cách thu thuế cư trú (dành cho nhân viên công ty có làm thêm)

Nếu bạn chọn "Tự nộp thuế" (futsu choshu) trong mục liên quan đến thuế cư trú trên tờ khai thuế thu nhập cá nhân, phần thuế cư trú từ thu nhập làm thêm sẽ được gửi giấy báo nộp thuế đến nhà bạn, thay vì bị trừ qua công ty. Tuy nhiên, nếu thu nhập làm thêm là thu nhập từ lương (kyuyo shotoku), bạn không thể chọn cách này, và nó sẽ được gộp vào hình thức thu qua công ty (tokubetsu choshu).

9. Câu hỏi thường gặp

Q. Tôi chưa nộp đơn khai báo mở kinh doanh, có cần khai thuế không? A. Cần. Việc có nộp đơn khai báo mở kinh doanh hay không không liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế. Đơn khai báo mở kinh doanh quan trọng về mặt thực tế vì là điều kiện tiên quyết để khai thuế màu xanh, nhưng việc chưa nộp không phải là lý do để không cần khai thuế.

Q. Bị lỗ thì có nên khai thuế không? A. Nếu khai theo hình thức màu xanh, bạn có thể chuyển khoản lỗ sang 3 năm tiếp theo, nên việc khai báo là đáng giá. Ngoài ra, trong những trường hợp cần giấy chứng nhận thu nhập (gia hạn tư cách lưu trú, hợp đồng thuê nhà, vay vốn), lịch sử khai thuế cũng rất hữu ích.

Q. Tôi có khoản thù lao đã bị khấu trừ thuế tại nguồn. A. Tiền nhuận bút, phí thiết kế, phí diễn thuyết, v.v. sẽ bị khấu trừ 10,21% tại thời điểm chi trả. Khi khai thuế thu nhập cá nhân, bạn tính số thuế phải nộp cả năm rồi trừ đi số tiền đã bị khấu trừ, nên phần lớn trường hợp sẽ được hoàn thuế.

Q. Tôi có thể kiểm tra mã số đăng ký hóa đơn của đối tác giao dịch không? A. Có thể tra cứu trên trang web công bố doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện của Cục thuế quốc gia (National Tax Agency). Bạn có thể kiểm tra xem mã số trên hóa đơn nhận được có thực sự tồn tại hay không.

Bài viết tiếp theo Phần 2: Nhân viên công ty — Khấu trừ thu nhập từ lương, quyết toán thuế cuối năm, khấu trừ người phụ thuộc Phần 4: Xuất cảnh・Về nước — Người quản lý nộp thuế, thuế cư trú, thủ tục đóng kinh doanh