【Panduan Kerja】Panduan Lengkap untuk Warga Asing yang Baru Pertama Kali Bekerja di Jepang

Saat mulai bekerja di Jepang, sebagian besar prosedur akan diurus oleh perusahaan. Oleh karena itu, banyak yang berpikir "cukup serahkan semua ke perusahaan, pasti tidak masalah". Namun, ada pembagian yang jelas antara prosedur yang diurus perusahaan dan prosedur yang harus diurus sendiri.

Jika tidak mengetahui batasan ini, bisa terjadi hal-hal seperti: kartu asuransi kesehatan sudah datang tetapi pendaftaran penduduk belum dilakukan, dokumen yang diperlukan saat memperbarui status tinggal tidak lengkap, atau lupa melapor ke imigrasi setelah pindah kerja sehingga menimbulkan masalah saat pembaruan berikutnya.

Artikel ini akan menjelaskan secara berurutan berdasarkan waktu: setelah diterima kerja → sebelum berangkat → hari kedatangan → dalam 14 hari → setelah masuk kerja, dengan menjelaskan secara jelas siapa yang melakukan apa.

Tahap 0: Setelah Diterima Kerja — Hal yang Harus Dipastikan dalam Kontrak Apakah Status Tinggal Sesuai dengan Isi Pekerjaan

Ini adalah prasyarat utama. Setiap status tinggal memiliki batasan jenis pekerjaan yang diperbolehkan.

Tidak sedikit kasus di mana seseorang masuk dengan status "Teknik/Pengetahuan Kemanusiaan/Bisnis Internasional" tetapi pekerjaan sebenarnya adalah pekerjaan sederhana. Hal ini tidak memenuhi syarat status tinggal, sehingga pembaruan bisa ditolak.

Jika kolom isi pekerjaan dalam kontrak tertulis samar seperti "pekerjaan umum", pastikan untuk mengonfirmasi isi pekerjaan secara tertulis dan konkret sebelum mulai bekerja.

Hal-hal yang Harus Dipastikan dalam Kontrak

Pastikan Anda memahami isi kontrak sebelum menandatangani versi bahasa Jepang. Jika kurang yakin dengan bahasa Jepang, meminta versi terjemahan adalah permintaan yang wajar.

Sertifikat Kelayakan Status Tinggal (COE)

Perusahaan (atau pengacara administrasi yang ditunjuk) akan mengajukan permohonan ke imigrasi. Setelah COE diterbitkan, gunakan COE tersebut untuk mengajukan visa di Kedutaan Besar/Konsulat Jepang di negara asal.

Masa berlaku COE adalah 3 bulan sejak diterbitkan. Anda harus memasuki Jepang dalam jangka waktu tersebut.

Tahap 1: Persiapan Sebelum Berangkat Biaya Awal

Kecuali perusahaan menyediakan tempat tinggal, Anda memerlukan biaya berikut.

Perhatikan tanggal gaji pertama Anda. Banyak perusahaan Jepang menggunakan sistem "tutup buku akhir bulan, dibayar tanggal 25 bulan berikutnya". Jika mulai kerja bulan April, tidak jarang tidak ada pemasukan sampai akhir Mei.

Dokumen yang Harus Dibawa Sertifikat kelulusan/ijazah (digunakan untuk membuktikan persyaratan status tinggal. Kadang diperlukan dokumen asli) Dokumen yang membuktikan riwayat pekerjaan SIM (jika ada kemungkinan menukar SIM di Jepang, bawa SIM negara asal dan terjemahannya) Beberapa lembar pas foto (tinggi 4cm x lebar 3cm) Tahap 2: Hari Kedatangan — Kartu Tinggal (Zairyu Card)

Di bandara New Chitose, Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Hiroshima, dan Fukuoka, Kartu Tinggal akan diterbitkan langsung saat pemeriksaan imigrasi. Di bandara lain, akan ada cap "diterbitkan kemudian" di paspor, dan kartu akan dikirim melalui pos setelah pelaporan pindah domisili.

Setelah menerima kartu, pastikan untuk memeriksa ejaan nama, tanggal lahir, status tinggal, dan tanggal berakhirnya masa tinggal.

Membawa Kartu Tinggal setiap saat adalah kewajiban hukum. Meninggalkannya di rumah saat bepergian merupakan pelanggaran hukum.

Tahap 3: Dalam 14 Hari Setelah Kedatangan — Prosedur yang Harus Diurus Sendiri

Inilah bagian yang membedakan tanggung jawab perusahaan dan diri sendiri.

Yang Harus Anda Lakukan Sendiri ① Pelaporan Pindah Domisili (Pendaftaran Penduduk)

Batas waktu: dalam 14 hari sejak mulai tinggal

Bawa Kartu Tinggal dan paspor ke kantor pemerintah kota/distrik/desa (kuyakusho/shiyakusho) sesuai alamat tempat tinggal. Setelah prosedur selesai, alamat akan dicatat di bagian belakang Kartu Tinggal.

Perusahaan tidak mengurus ini untuk Anda. Anda harus pergi sendiri. Meskipun harus mengambil cuti, pastikan selesai dalam batas waktu.

② Menerima Pemberitahuan My Number

Setelah mengajukan pelaporan pindah domisili, surat pemberitahuan nomor pribadi akan dikirim. Karena My Number akan diminta saat proses masuk kerja, simpan baik-baik agar bisa diserahkan ke perusahaan setelah diterima.

Mulai 14 Juni 2026, "Kartu Tinggal Khusus (Tokutei Zairyu Card)" telah diberlakukan. Ini adalah kartu yang menggabungkan fungsi Kartu Tinggal dan Kartu My Number menjadi satu kartu, dan pengambilannya bersifat opsional. Tetap boleh memiliki dua kartu terpisah seperti biasa. Keuntungan terbesarnya adalah, ketika memperbarui status tinggal di imigrasi, informasi di sisi Kartu My Number juga ikut diperbarui secara bersamaan. Selama ini sering terjadi kasus lupa memperbarui informasi di kantor pemerintah setelah pembaruan status tinggal. Permohonan dapat dilakukan di imigrasi atau kantor pemerintah kota/distrik, namun permohonan online tidak tersedia. Perlu diperhatikan bahwa perusahaan pemberi kerja, yang sebelumnya menyimpan salinan Kartu Tinggal, untuk kasus Kartu Tinggal Khusus akan menyimpan salinan Kartu My Number sebagai gantinya. Perhatikan perubahan ini saat diminta menyerahkan dokumen oleh perusahaan.

③ Membuka Rekening Bank

Diperlukan sebagai tujuan transfer gaji. Bank-bank di Jepang memiliki kebijakan memperlakukan orang yang baru tinggal kurang dari 6 bulan sebagai "non-residen", sehingga permohonan pembukaan rekening bisa ditolak.

Yang perlu dibawa: Kartu Tinggal yang sudah tercatat alamat, paspor, stempel (inkan), nomor telepon Jepang, surat keterangan kerja (jika ada)

Urutannya adalah: pelaporan pindah domisili → kontrak ponsel → pembukaan rekening bank. Jika tidak selesai sebelum gaji pertama, diperlukan penanganan khusus seperti pembayaran tunai, jadi segera lakukan proses ini.

Yang Dilakukan Perusahaan

Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk ini, tetapi sebaiknya Anda mengetahui bahwa prosedur ini sedang dilakukan.

Selama periode sebelum kartu asuransi datang, Anda perlu membayar penuh terlebih dahulu di fasilitas kesehatan dan menerima penggantian di kemudian hari. Pastikan menyimpan kuitansi.

Tahap 4: Membaca Slip Gaji

Banyak orang merasa "jumlahnya berbeda dari yang saya pikirkan" saat melihat slip gaji pertama mereka. Mari pahami rinciannya.

Total potongan biasanya sekitar 20-25% dari gaji kotor. Jika penghasilan tahunan 4 juta yen, gaji bersih per bulan sekitar 250.000 yen.

Gaji Bersih Menurun di Tahun Kedua

Pajak penduduk dikenakan pada tahun berikutnya berdasarkan penghasilan tahun sebelumnya. Pada tahun pertama tinggal di Jepang, karena tidak ada penghasilan di Jepang pada tahun sebelumnya, pajak penduduk nol, dan mulai dipungut sejak Juni tahun kedua.

Bukan berarti gaji Anda turun atau perusahaan melakukan kesalahan. Ini terjadi pada semua orang sesuai dengan sistem yang berlaku. Sejak tahun pertama, persiapkan diri untuk beban tambahan di tahun kedua.

Jumlah pemotongan spesifik dan praktik penyesuaian akhir tahun dibahas secara detail dalam Seri Perpajakan bagian ②: Panduan untuk Karyawan.

Tahap 5: Menyewa Tempat Tinggal

Jika perusahaan tidak menyediakan asrama perusahaan, Anda perlu membuat kontrak sewa sendiri.

Biaya yang Diperlukan

Hambatan yang Sering Dihadapi Warga Asing Diminta penjamin bersama. Jika tidak punya kerabat di Jepang, dapat menggunakan perusahaan penjamin Masih ada properti yang menolak penyewa warga asing. Lebih cepat mencari agen properti yang terbiasa melayani warga asing Umumnya diminta menyerahkan surat keterangan kerja atau surat penerimaan kerja

Beberapa pemerintah daerah menyediakan loket konsultasi perumahan untuk warga asing, atau sistem perumahan umum yang tidak memerlukan penjamin. Silakan hubungi Asosiasi Pertukaran Internasional setempat.

Tahap 6: Prosedur yang Menanti Setelah Masuk Kerja

Jadwal Tahunan

Perpanjangan Masa Tinggal

Permohonan perpanjangan dapat dilakukan mulai 3 bulan sebelum batas masa tinggal berakhir. Dokumen yang diperlukan berbeda tergantung status tinggal, tetapi umumnya diperlukan hal-hal berikut.

Formulir permohonan izin perpanjangan masa tinggal Surat keterangan kerja Surat keterangan pengenaan pajak/pembayaran pajak penduduk Sertifikat pemotongan pajak

Riwayat pembayaran pajak menjadi poin penting yang diperiksa. Jika menunggak pajak penduduk, hal ini akan memengaruhi proses pembaruan.

Saat Pindah Kerja — Pelaporan yang Sering Terlupakan

Batas waktu: dalam 14 hari sejak pindah kerja

Bagi yang bekerja dengan status tinggal seperti "Teknik/Pengetahuan Kemanusiaan/Bisnis Internasional" dan pindah kerja, wajib melaporkan "Pemberitahuan Terkait Lembaga Kontrak" ke Badan Imigrasi dan Manajemen Kediaman. Pelaporan dapat dilakukan secara online, melalui pos, atau langsung di loket.

Jika lupa melakukan pelaporan ini, Anda akan diminta penjelasan saat pembaruan masa tinggal berikutnya. Pelaporan harus dilakukan baik saat berhenti kerja maupun saat mulai kerja baru.

Sertifikat Kelayakan Kerja (Bersifat Opsional Tetapi Berguna)

Sistem ini memungkinkan Anda meminta konfirmasi terlebih dahulu ke imigrasi apakah pekerjaan di tempat kerja baru masih dalam cakupan status tinggal Anda saat ini.

Pengambilannya opsional, tetapi dapat menghindari risiko baru mengetahui "pekerjaan ini di luar cakupan status tinggal" saat proses pembaruan. Jika isi pekerjaan di tempat kerja baru berbeda signifikan dari sebelumnya, pertimbangkan untuk mengurus sertifikat ini.

Saat Memanggil Keluarga

Dengan status tinggal "Tinggal Bersama Keluarga" (Kazoku Taizai), Anda dapat memanggil pasangan dan anak. Proses dari permohonan COE hingga masuk ke Jepang biasanya memakan waktu 2-4 bulan.

Dengan status tinggal "Tinggal Bersama Keluarga", pemegangnya tidak bisa langsung bekerja. Perlu mendapatkan izin kegiatan di luar status tinggal untuk dapat bekerja hingga maksimal 28 jam per minggu.

Catatan untuk yang Datang dengan Status Magang Teknis

Sistem Magang Teknis (Technical Intern Training) akan dihapuskan, dan mulai 1 April 2027, "Sistem Kerja Pengembangan" (Ikusei Shuro Seido) akan diberlakukan.

Perbedaan terbesar dari sistem sebelumnya adalah tujuan sistem yang diperjelas dari "kontribusi internasional" menjadi "pengembangan dan pengamanan sumber daya manusia", sehingga posisi sebagai pekerja diakui secara langsung. Masa transisi ditetapkan sekitar 3 tahun, dan kedua sistem akan berjalan bersamaan untuk sementara waktu.

Daftar Periksa Setelah Kedatangan Hari Kedatangan ☐ Periksa isi Kartu Tinggal Dalam 14 Hari ☐ Pelaporan pindah domisili (kantor pemerintah) — pergi sendiri ☐ Kontrak telepon seluler ☐ Pembukaan rekening bank ☐ Menyimpan surat pemberitahuan My Number Saat Masuk Kerja ☐ Menyerahkan informasi My Number, rekening bank, buku pensiun ke perusahaan ☐ Memastikan penerimaan kartu asuransi kesehatan (simpan kuitansi biaya medis sampai kartu diterima) ☐ Menyimpan salinan kontrak kerja Berkelanjutan ☐ Selalu membawa Kartu Tinggal ☐ Melaporkan perubahan alamat dalam 14 hari ☐ Melaporkan pindah/berhenti kerja ke imigrasi dalam 14 hari ☐ Tidak menunggak pajak penduduk (memengaruhi penilaian pembaruan) ☐ Mempersiapkan pembaruan mulai 3 bulan sebelum batas masa tinggal Tempat Konsultasi Jika Ada Masalah Pusat Dukungan Tinggal Warga Asing (FRESC) — Prosedur tinggal secara umum Kantor Pengawasan Standar Ketenagakerjaan (Rodo Kijun Kantoku Sho) — Masalah gaji tidak dibayar, jam kerja berlebihan, PHK sepihak, dll. Loket Konsultasi Pekerja Asing di Biro Ketenagakerjaan tiap Prefektur — Layanan multibahasa Asosiasi Pertukaran Internasional di tiap Pemerintah Daerah — Konsultasi kehidupan sehari-hari, konsultasi perumahan Pusat Informasi Umum Tinggal Warga Asing, Badan Imigrasi dan Manajemen Kediaman — Konsultasi telepon multibahasa

Jika kondisi kerja berbeda dari kontrak, diminta menyerahkan paspor ke perusahaan, atau upah lembur tidak dibayar, Anda tidak perlu menahan diri. Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan berlaku tanpa memandang kewarganegaraan. Meskipun tidak bisa berbahasa Jepang, tersedia loket konsultasi multibahasa.

Baca Selanjutnya 【Panduan Studi】Panduan Lengkap untuk Pelajar Asing yang Baru Pertama Kali Datang ke Jepang 【Bagian ②: Panduan Karyawan】Pajak yang Dipotong dari Gaji dan Penyesuaian Akhir Tahun — Praktik Pemotongan dan Batas Penghasilan Tahunan 【Bagian ④: Panduan Keberangkatan/Kepulangan】Prosedur Pajak Saat Meninggalkan Jepang — Hal yang Wajib Dibaca Saat Pulang ke Negara Asal